Jazdu XP organizačne riadi Rada XP, ktorú tvoria Sheriff, jeho zástupca (Deputy Sheriff), Generál Postmaster a Postmastri a predáci jednotlivých vetiev. 

Sheriff a deputy sheriff riadia XP ako celok, koordinujú jazdu jednotlivých vetiev, v priebehu vlastnej jazdy sledujú jej plynulosť a operatívne riešia prípadné vzniknuté problémy.

Sheriff XP sa zúčastňuje zasadaní rady Europian Pony Express Association (EPEA), koordinuje jazdu XP s ostatnými krajnami EPEA.

Predáci vetiev podľa daného rozvrhu pripravujú pre jazdcov svojich vetiev časový rozpis na obsadenie  jednotlivých úsekov, prideľujú jazdcom dané úseky. V priebehu jazdy kontrolujú miesta odovzdávok pošty, kotrolujú priebeh jazdy, v prípade potreby operatívne riešia problémy. Po ukončení jazdy vyhodnotia priebeh samotnej jazdy.

General postmaster riadi činnosť jednotlivých postmastrov. Počas samotnej jazdy XP dohliada na činnosť Post offices (poštových uradov).

Postmastri pracujú na jednotlivých Post offices (poštových uradoch) v prebehu jazdy XP prijímajú poštové zásielky, zodpovedajú za ich riadne označenie pečiatkami XP a za ich riadne roztriedenie.

 Rada slovenského Ponyexpressu 

Jazdci prepravujú poštové zásielky na pridelených úsekoch, zodpovedajú za ich včasnú a bezpečnú prepravu medzi miestami jednotlivých odovzdávok.

Každý jazdec XP je povinný dodržiavať desatoro jazdca XP:

1.  Používa:

     - Westernovú výstroj a uniformu jazdca XP (červená košeľa, žltá šatka, westernový klobúk          a čižmy)

     - Westernovú výzbroj (westernové sedlo a uzdenie)

     - westernový štýl jazdenia

2.   Je starší alo 18 rokov a počas služby nepožíva alkoholické nápoje.

3.   Podpísal prísahu jazdca XP a je predákom vetvy poverený na prepravu pošty.

4.   Pri jazde s poštou nesie plnú zodpovednosť za svoje zdravie a zdravie svojho koňa.

5.   Riadi sa pokynmi sheriffa, deputy sheriffa a svojho predáka.

6.   Obsadí s koňom svoj úsek včas.

7.   Pozná pridelený úsek a prevzatú poštu vezie vo dne i v noci.

8.   Je zodpovedný za bezpečnosť ľudí a koní pri odovzdávke pošty.

9.   Rýchlosť jazdy s poštou prispôsobí bezpečnosti a svojim schopnostiam.

10. Pri preprave poštových zásielok na svojej trase podriadi všetko svoje konanie heslu:               "Pošta musí byť doručená."

Na 

prepravu poštových zásielok sa používa tzv. "mochilla"

Jedná sa o štyry uzamykateľné kožené sedlové tašky našité na kuse kože, na ktorom jazdec sedí na sedle.

Svoj príjazd na miesto odovzdávky pošty jazdci ohlasujú trúbením na poštovú trúbku, aby boli pokračujúci jazdci pripravení čo najrýchlejšie prevziať mochillu.

Jazdci, ktorí jazdia XP viac ako tri roky sú oprávnení k uniforme jazdca XP nosiť opaskovú pracku s označením "Rider of Czechoslovak Pony Express". 

Opaskovú pracku "Postmaster of Czechoslovak Pony Express" sú oprávnení k uniforme používať postmastri, ktorí svoj úrad vykonávajú viac ako tri roky.

Hymnou XP na Slovensku a v Čechách je pieseň hudobnej skupiny KTO - Pony Express.